Kundenbriefing kurz erklärt

Marcus Christopher Schulz: Beim Kundenbriefing trifft der Executive Search Consultant im Idealfall gemeinsam und persönlich das Line Management und Vertreter der HR-Abteilung, um detailliert Informationen über die Position und das Arbeitsumfeld zu bekommen. Dazu gehören Details über das einstellende Unternehmen und dessen Unternehmenskultur und Werte, die zu besetzende Position und deren Aufgaben, die notwendigen Kompetenzen der Bewerber, den Prozess beim Mandanten und formale Themen. Auch werden der Prozess und die Leistungen des beauftragten Executive Search Unternehmens besprochen und wunschgemäß vereinbart.

Warum erstellen Executive Search Consultants ein Kundenbriefing?

Marcus Christopher Schulz: Oberstes Ziel eines Besetzungsmandats ist es, die Position mit dem passendsten Kandidaten zu besetzen, welcher zum Zeitpunkt der Suche wechselbereit und am Markt verfügbar ist. Um alle Perspektiven und Notwendigkeiten aller Stakeholder bezüglich der Position zu verstehen, ist ein möglichst vollständiger Blick darauf notwendig. Zusammen mit den Informationen des Briefings ist eine professionelle und effiziente Besetzung auch als Qualitätssicherungsmaßnahme erst möglich. Auch kann man eine Position nur dann erfolgreich besetzen, wenn man sie wirklich versteht. Nur wenn neue Mitarbeitende und auch der Arbeitgeber zufrieden sind, ist eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich. Und nur das ist das Ziel eines seriösen Personalberaters.

Sollte das Briefing auch „brief“ – also kurz und prägnant – sein?

Marcus Christopher Schulz: Ja, das ist es. Aufgrund der Struktur und des reichhaltigen Inhalts ist es in der Regel ein fünf- bis sechsseitiges Dokument, das je nach Teilnehmer 30 bis 60 Minuten dauert und einen intensiven Austausch aller Stakeholder beinhaltet. Mit dem gemeinsam erarbeiteten Dokument haben die Mandanten wie auch Executive Search Consultants ein belastbares Fundament für die Suche, da ALLE relevanten Information und Notwendigkeiten darin abgebildet sind.

Wie läuft die Erstellung von Kundenbriefings bei DELTACON ab?

Marcus Christopher Schulz: Zunächst sendet der Executive Search Consultant dem Mandanten das teilausgefüllte oder noch leere Dokument, damit sich dieser vorbereiten kann. Während eines gemeinsamen Arbeitstreffens wird das Dokument besprochen und alle relevanten Fragen beantwortet. Danach übermittelt der Executive Search Consultant dem Mandanten das vollständige Dokument zur Prüfung und Freigabe. Mit dessen Bestätigung liegt das finale Dokument vor, nach dem die Suche inhaltlich ablaufen wird. Mandant wie auch Consultant können somit in jeder Phase der Suche darauf zurückgreifen und es gibt keine Unklarheiten.

Worauf achtet DELTACON bei der Erstellung von Kundenbriefings?

Marcus Christopher Schulz: Das Briefing wird in Form eines Interviews mit dem Mandanten geführt, in dem sowohl beim Line Manager als auch bei HR-Beauftragten die entscheidenden Punkte abgefragt werden. Sollte eine Antwort nicht verständlich oder klar beantwortet werden, muss nachgefragt werden. In diesem Interview vertritt der Consultant auch die Sichtweise der Kandidaten. Da aus den Inhalten des Briefing-Dokuments auch zu großen Teilen die Positionsbeschreibung erstellt wird, muss für Interessenten daraus alles klar und eindeutig hervorgehen. Selbstredend ist diese Verständlichkeit und Klarheit auch für den Executive Search Consultant wichtig, da er im Suchprozess den Mandanten vertritt und somit zu jeder Zeit voll aussagefähig sein muss.

Welche Pros und Cons ergeben sich für das suchende Unternehmen und potenzielle Kandidaten?

Was können die Mandanten zu einem erfolgreichen Briefing beitragen?

Marcus Christopher Schulz: Essenziell ist, sich die Zeit zu nehmen und ehrlich zu antworten sowie ganz offen und proaktiv mit der Realität im Unternehmen umzugehen. Vorteilhaft ist auch, in einer Vorabstimmung zwischen Line Management und HR-Abteilung die Situation im Unternehmen und die wichtigsten Punkte zur besetzenden Position zu klären, beispielsweise was das Unternehmen von neuen MitarbeiterInnen erwartet. Nur wenn beide Bereiche zu einem gemeinsamen Ergebnis kommen, kann ein erfolgreiches Kundenbriefing mit dem Executive Search Consultant geführt werden.